PEDOMAN EVALUASI-DIRI

PROGRAM STUDI

 

 

 

 

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL

BADAN AKREDITASI NASIONAL PERGURUAN TINGGI

 

JAKARTA 2002

Pedoman Evaluasi-diri   Editor: Rochman Natawidjaja Edisi Kedua:  © BAN-PT 2002 Jakarta, 9 Maret 2002

 

I. PENDAHULUAN

 

A.  Rasionel

 

Dalam rangka akreditasi program studi yang bertujuan, terutama untuk menilai dan memberikan jaminan mutu perguruan tinggi (quality assessment and assurance), evaluasi-diri yang merupakan evaluasi internal pada perguruan tinggi dan program studi, adalah langkah pertama yang hasilnya dapat digunakan untuk berbagai maksud. Hasil evaluasi-diri itu dapat digunakan  untuk memutakhirkan data dasar perguruan tinggi dan program studi dalam bentuk profil yang komprehensif, perencanaan dan perbaikan program studi secara sinambung, penjaminan mutu internal perguruan tinggi dan program studinya,  dan untuk mempersiapkan evaluasi eksternal atau akreditasi.

 

Bagi beberapa perguruan tinggi/program studi, evaluasi-diri merupakan sesuatu yang baru, belum pernah dilaksanakan, bahkan belum difahami. Sementara itu, banyak program studi/perguruan tinggi yang telah pernah bahkan sering melakukan evaluasi-diri untuk berbagai maksud. Bagi beberapa perguruan tinggi, evaluasi-diri itu telah menjadi agenda berkelanjutan, dan telah menjadi “budaya” dalam kehidupan akademiknya. Sistem dan prosedur evaluasi-diri yang telah dilaksanakan itu kadang-kadang berbeda satu dengan yang lainnya, bergantung kepada keperluan yang dirasakan sendiri oleh perguruan tinggi, atau kepada hal-hal yang dipersyaratkan oleh masing-masing pihak yang meminta laporan evaluasi-diri perguruan tinggi atau program studi.

 

Perbedaan itu mungkin karena isi atau karena prosedur yang dianut oleh perguruan tinggi atau yang dituntut oleh pihak yang berkepantingan. Perguruan tinggi yang telah biasa melakukan evaluasi-diri, pada umumnya memiliki panduan evaluasi-diri sendiri. Namun demikian, sepanjang berkaitan dengan akreditasi perguruan tinggi/program studi yang dilakukan oleh BAN-PT, prosedur dan isi evaluasi-diri itu ditata oleh BAN-PT. Ini tidak berarti bahwa evaluasi-diri yang diminta oleh BAN-PT dilakukan tersendiri di luar evaluasi diri yang telah biasa dilakukan perguruan tinggi. Hasil evaluasi-diri yang telah biasa dilakukan perguruan tinggi itu dapat digunakan untuk menyusun laporan evaluasi-diri yang diminta oleh BAN-PT.

 

BAN-PT menempatkan evaluasi-diri itu sebagai salah satu aspek dalam keseluruhan daur akreditasi, dan menempatkannya dalam posisi yang sangat penting, yaitu sebagai suatu langkah yang mendahului pemberian informasi dan data akreditasi dari program studi kepada BAN-PT, sehingga hasil evaluasi-diri itu dapat merupakan bahan untuk mengisi borang akreditasi dan atau menyusun portfolio akreditasi, serta dapat digunakan sebagai bahan yang disediakan pada saat dilakukan visitasi oleh BAN-PT ke tempat kedudukan program studi. Naskah ini merupakan Pedoman Evaluasi-diri Program Studi yang terkait dengan akreditasi yang dilakukan oleh BAN-PT.

 

B.      Peranan Evaluasi-diri dalam Pengembangan dan Penyelenggaraan Program Pendidikan

 

Sesungguhnya, evaluasi-diri bagi program studi dan lembaga perguruan tinggi bukan hanya suatu proses yang harus dilakukan pada saat-saat khusus tertentu, misalnya dalam rangka menghadapi akrediktasi oleh BAN-PT, atau untuk mengajukan proposal suatu proyek tertentu, melainkan seyogianya menjadi suatu aspek dalam daur pengembangan program studi, penjaminan mutu internal, dan untuk melengkapi data dasar dari setiap program studi dan lembaga perguruan tinggi.

 

Apabila evaluasi-diri telah menjadi “budaya” bagi program studi dan lembaga perguruan tinggi, maka program studi akan selalu siap dengan data dan informasi yang selalu dimutakhirkan (updated), apabila diminta atau dituntut oleh pihak-pihak yang membutuhkannya. Oleh karena itu evaluasi-diri seyogianya dilakukan secara berkala untuk memperbaharui/memutakhirkan data dan informasi dasar.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

II. MAKNA DAN TUJUAN EVALUASI-DIRI

 

 

A.      Makna Evaluasi-diri

 

Evaluasi, secara umum merupakan suatu proses pengumpulan serta pemrosesan data dan informasi yang akan digunakan sebagai dasar pengambilkan keputusan, pengelolaan dan pengembangan lembaga atau program studi.

 

Evaluasi-diri merupakan upaya program studi/lembaga perguruan tinggi untuk mengetahui gambaran mengenai kinerja dan keadaan dirinya melalui pengkajian dan analisis yang dilakukan oleh  program studi/perguruan tinggi sendiri berkenaan dengan kekuatan, kelemahan, peluang, tantangan, kendala, bahkan ancaman. Pengkajian dan analisis itu dapat dilaksanakan dengan memanfaatkan pakar sejawat dari luar program studi/lembaga perguruan tinggi.

 

 

B.  Tujuan Evaluasi-diri

 

Evaluasi-diri dimaksudkan untuk hal-hal berikut:

1.      Penyusunan profil lembaga yang komprehensif dengan data mutakhir.

 

2.      Perencanaan dan perbaikan-diri secara sinambung.

 

3.      Penjaminan mutu internal program studi/lembaga perguruan tinggi.

4.      Pemberian informasi mengenai perguruan tinggi/program studi kepada masyarakat dan pihak tertentu yang memerlukannya.

 

5.      Persiapan evaluasi eksternal (akreditasi).

 

 

C.      Manfaat Evaluasi-diri

 

Hasil evaluasi-diri dapat digunakan oleh program studi untuk hal-hal berikut.

 

1.        Membantu dalam identifikasi masalah, penilaian program dan pencapaian sasaran.

2.        Memperkuat budaya evaluasi kelembagaan (institutional evaluation) dan analisis-diri.

3.        Memperkenalkan staf baru kepada keseluruhan program studi/ lembaga.

4.        Memperkuat jiwa korsa dalam lembaga, memperkecil kesenjangan antara tujuan pribadi dan tujuan lembaga dan mendorong keterbukaan.

5.        Menemukan kader baru bagi lembaga.

6.        Mendorong program studi/lembaga perguruan tinggi untuk meninjau kembali kebijakan yang telah usang.

7.        Memberi informasi tentang status program studi/lembaga perguruan tinggi dibandingkan dengan program studi/lembaga lain.

 

 

D.      Ciri Evaluasi-diri yang Baik

 

Evaluasi-diri yang baik memiliki ciri-ciri sebagai berikut.

1.        Dilakukan dengan motivasi intrinsik.

2.        Pimpinan mendukung penuh.

3.        Semua pihak dalam lembaga mendukung.

4.        Direncanakan sesuai denan keperluan lembaga.

5.        Dimaksudkan untuk menilai kembali tujuan lembaga.

6.        Proses evaluasi-diri dilaksanakan dan dipimpin dengan baik.

7.        Berbagai permasalahan diteliti dan dicarikan alternatif pemecahannya.

8.        Perbaikan mulai terjadi selama proses evaluasi-diri berlangsung.

9.        Hasilnya berupa perbaikan proses evaluasi kelembagaan dan analisis-diri.

10.    Laporan disusun dengan baik.

 

 

 

 

E.       Evaluasi-diri dalam Daur Penjaminan Mutu

 

Seperti dikemukakan terdahulu, evaluasi-diri merupakan salah satu aspek penting dalam keseluruhan daur akreditasi dengan berbagai peran dan kegunaannya, termasuk penjaminan mutu (quality assurance). Keseluruhan daur penjaminan mutu dalam rangka akreditasi program studi itu dilukiskan dalam Bagan 1.

 

 

Bagan 1.  Daur Penjaminan Mutu dalam

Rangka Akreditasi

 

 

 

 

 

III. KOMPONEN EVALUASI-DIRI

 

Dalam akreditasi yang dilakukan oleh BAN-PT, evaluasi-diri dilaksanakan dengan menilai, menelaah dan menganalisis keseluruhan sistem program studi/lembaga perguruan tinggi, yang mencakup masukan, proses, dan keluaran berdasarkan data, informasi dan bukti-bukti lainnya yang berkenaan dengan komponen-komponen sistemik dari seluruh penyelenggaraan program studi. Analisis komponen sistemik dari penyelenggaraan program studi itu dibagankan  dalam Gambar 2.

 

Berdasarkan analisis tersebut, dijabarkan dimensi penilaian yang digunakan dalam akreditasi Program Magister yang secara garis besar terdiri atas komponen-komponen berikut .

 

1. Masukan, mencakup komponen:

1.        Visi dan misi program studi.

2.        Sasaran dan tujuan.

3.        Mahasiswa.

4.        Dosen dan tenaga pendukung.

5.        Kurikulum.

6.        Sarana dan prasarana.

7.        Biaya dan sumber dana (pendanaan).

 

2. Proses, mencakup komponen:

8.        Tata pamong (governance).

9.        Pengelolaan program.

10.    Proses pembelajaran.

11.    Suasana Akademik

12.   Penelitian dan tesis.

13.   Pengabdian kepada masyarakat.

 

C.    Keluaran/Hasil, mencakup komponen:

14.    Lulusan.

15.    Keluran lainnya: publikasi hasil penelitian dan atau produk penelitian dalam bentuk patent, rancang bangun, prototip, perangkat lunak, dsb.

 

4. Balikan dan tindak lanjut, mencakup komponen:

16. Sistem informasi.

17. Sistem peningkatan dan pengendalian mutu.

 

Untuk keperluan penyusunan laporan hasil evaluasi-diri, maka komponen-komponen itu ditata sebagai berikut.

 

Komponen A. Komponen B. Komponen C. Komponen D. Komponen E. Komponen F. Komponen G. Komponen H. Komponen I.  Komponen J. Komponen K. Komponen L. Komponen M. Komponen N.

Jatidiri, Visi, Misi, Sasaran, dan Tujuan. Kemahasiswaan. Dosen dan Tenaga Pendukung. Kurikulum. Sarana dan Prasarana. Pendanaan. Tata Pamong (Governance). Pengelolaan Program. Proses Pembelajaran. Suasana Akademik. Sistem Informasi. Sistem Jaminan Mutu. Lulusan Penelitian, Publikasi, Skripsi/Tesis/Disertasi, Pengabdian kepada Masyarakat, dan Hasil Lainnya.

Selanjutnya setiap komponen itu dirinci sebagai berikut.

 

A.  Jatidiri, Visi, Misi, Sasaran, dan Tujuan

1. Rumusan jatidiri program studi, termasuk identitas fisik, legalitas, dan perkembangannya.
2. Rumusan visi program studi yang konsisten dengan visi lembaga.
3. Rumusan misi program studi yang diturunkan dari misi lembaga.
4. Rumusan sasaran program studi yang relevan dengan misinya.
5. Rumusan tujuan program studi yang merujuk tujuan lembaga dan merupakan turunan dari misinya.

Sumber informasi, antara lain: statuta, Renstra, direktori program studi, kurikulum, peraturan perundang-undangan  terkait.

 

 

B.  Kemahasiswaan

1. Sistem rekrutmen dan seleksi calon mahasiswa.
2. Profil mahasiswa: akademik, sosio-ekonomi, pribadi (termasuk kemandirian dan kreativitas).
3. Keterlibatan mahasiswa dalam berbagai komisi yang relevan.
4. Kegiatan ekstra-kurikuler.
5. Keberlanjutan penerimaan mahasiswa (minat calon mahasiswa dan kebutuhan akan lulusan program studi).
6. Pelayanan untuk mahasiswa:

a.      Bantuan tutorial yang bersifat akademik.

b.      Informasi dan bimbingan karir.

c.      Konseling pribadi dan sosial.

Sumber informasi, antara lain: buku pedoman rekrutmen dan  seleksi calon mahasiswa, pedoman layanan mahasiswa, hasil studi pelacakan, peraturan perundang-undangan  terkait.

 

C.  Dosen dan Tenaga Pendukung

1.      Sistem rekrutmen dan seleksi dosen dan tenaga pendukung.

2.      Pengelolaan dosen dan tenaga pendukung.

3.      Profil dosen dan tenaga pendukung: mutu, kualifikasi, pengalaman, ketersediaan (kecukupan, kesesuaian, dan rasio dosen-mahasiswa).

4.      Karya akademik dosen (hasil penelitian, karya lainnya).

5.      Peraturan kerja dan kode etik.

6.      Pengembangan staf.

7.      Keberlanjutan pengadaan dan pemanfaatannya.

Sumber informasi, antara lain: buku pedoman rekrutmen dan  seleksi calon dosen dan tenaga pendukung, direktori program studi, program pengembangan staf, laporan tahunan pimpinan perguruan tinggi/program studi, peraturan perundang-undangan terkait.

 

D.  Kurikulum

1.      Kesesuaian dengan visi, misi, sasaran, dan tujuan.

2.      Relevansi dengan tuntutan dan kebutuhan stakeholders.

3.      Struktur dan isi kurikulum (keluasan, kedalaman, koherensi, penataan/ organisasi).

4.      Kompetensi dan etika lulusan yang diharapkan.

5.      Derajat integrasi materi pembelajaran (intra dan antar disiplin ilmu).

6.      Kurikulum lokal yang sesuai dengan kebutuhan masyarakat terdekat dan kepentingan internal lembaga.

7.      Mata kuliah pilihan yang merujuk pada harapan/kebutuhan mahasiswa secara individual/kelompok mahasiswa tertentu.

8.      Peluang bagi mahasiswa untuk mengembangkan diri: melanjutkan studi, mengembangkan pribadi, memperoleh pengetahuan dan pemahaman materi khusus sesuai dengan bidang studinya, mengembangkan keterampilan yang dapat dialihkan (transferable skills), terorientasikan ke arah karir, dan pemerolehan pekerjaan.

Sumber informasi, antara lain: buku pedoman pengembangan kurikulum, hasil studi pelacakan, statuta, Renstra, kebijakan pimpinan, peraturan perundang-undangan terkait.

E.  Sarana dan prasarana

1.      Pengelolaan, pemanfaatan, dan pemeliharaan sarana dan prasarana.

2.      Ketersediaan dan kualitas gedung, ruang kuliah, laboratorium, perpustakaan, dll.

3.      Fasilitas komputer dan pendukung pembelajaran dan penelitian.

4.      Kesesuaian dan kecukupan sarana dan prasarana.

5.      Keberlanjutan pengadaan, pemeliharaan dan pemanfaatannya.

Sumber informasi, antara lain: Renstra, rencana pengembangan lembaga, peraturan perundang-undangan terkait.

 

F.  Pendanaan

1.      Sumber dana.

2.      Sistem alokasi dana.

3.      Pengelolaan dan akuntabilitas penggunaan dana.

4.      Keberlanjutan pengadaan dan pemanfaatannya.

Sumber informasi, antara lain: laporan keuangan tahunan, peraturan perundang-undangan terkait.

 

G.  Tata pamong (Governance)

1.      Sistem nilai.

2.      Sistem pengeloaan.

3.      Sistem kepemimpinan, dan pengalihan (deputizing) serta akuntabilitas pelaksanaan tugas.

4.      Partisipasi civitas academica dalam pengembangan kebijakan, serta pengelolaan dan koordinasi pelaksanaan program.

5.      Perencanaan program jangka panjang (Renstra) dan monitoring pelaksanaannya sesuai dengan visi, misi, sasaran dan tujuan program.

Sumber informasi, antara lain: Renstra, statuta, laporan tahunan, risalah rapat pimpinan, peraturan perundang-undangan terkait.

 

H.  Pengelolaan Program

1.      Efisiensi dan efektivitas kepemimpinan.

2.      Evaluasi program dan pelacakan lulusan.

3.      Perencanaan dan pengembangan program, dengan memanfaatkan hasil evaluasi internal dan eksternal.

4.      Kerjasama dan kemitraan.

5.      Dampak hasil evaluasi program terhadap pengalaman dan mutu pembelajaran mahasiswa.

Sumber informasi , antara lain: hasil studi pelacakan, rencana pengembangan program, Renstra, statuta, peraturan perundang-undangan terkait.

 

I.  Proses Pembelajaran

1.  Misi pembelajaran

a.      Pengembangan/pelatihan kompetensi yang diharapkan.

b.     Efisiensi internal dan eksternal.

2.  Mengajar: 

a.      Kesesuaian strategi dan metode dengan tujuan.

b.      Kesesuaian materi pembelajaran dengan tujuan mata kuliah.

c.      Efisiensi dan produktivitas.

d.      Struktur dan rentang kegiatan mengajar.

e.      Penggunaan teknologi informasi.

3.  Belajar:

a.      Keterlibatan mahasiswa.

b.      Bimbingan tesis.

c.      Peluang bagi mahasiswa untuk mengembangkan:

1)  pengetahuan dan pemahaman materi khusus sesuai bidangnya,

2)  keterampilan umum dan yang dapat dialihkan (transferable),

3)  pemahaman dan pemanfaatan kemampuannya sendiri,

4)  kemampuan belajar mandiri,

5)  nilai, motivasi dan sikap.

4.  Penilaian kemajuan dan keberhasilan belajar:

a.      Peraturan mengenai penilaian kemajuan dan penyelesaian studi mahasiswa.

b.      Strategi dan metode penilaian kemajuan dan keberhasilan mahasiswa.

c.       Penentuan yudisium (pernyataan kualitatif dari hasil belajar seorang mahasiswa pada akhir jenjang pendidikan).

d.      Penelaahan mengenai kepuasan mahasiswa.

Sumber informasi, antara lain: kebijakan-kebijakan mengenai pembelajaran, pedoman evaluasi hasil pembelajaran, pedoman pembelajaran, peraturan perundang-undangan terkait.

 

J.  Suasana Akademik

1.      Sarana yang tersedia untuk memelihara interaksi dosen–mahasiswa, baik di dalam maupun di luar kampus, dan untuk  menciptakan iklim yang mendorong perkembangan dan kegiatan akademik/profesional.

2.      Mutu dan kuantitas interaksi kegiatan akademik dosen, mahasiswa dan civitas academica lainnya.

3.      Rancangan menyeluruh untuk mengembangkan suasana akademik yang kondusif untuk pembelajaran, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.

4.      Keikutsertaan civitas academica dalam kegiatan akademik (seminar, simposium, diskusi, eksibisi) di kampus.

5.      Pengembangan kepribadian ilmiah.

Sumber informasi, antara lain: hasil pengamatan, laporan tahunan, peraturan akademik yang berlaku, peraturan perundang-undangan terkait.

 

K.  Sistem Informasi

1.      Rancangan pengembangan sistem informasi.

2.      Kecukupan dan kesesuaian sumber daya, sarana dan prasarana pendukung untuk pemberdayaan sistem informasi.

3.      Efisiensi dan efektivitas pemanfaatan sistem informasi

4.      Keberadaan dan pemanfaatan on-campus connectivity devices (intranet).

5.      Keberadaan dan pemanfaatan global connectivity devices (internet).

Sumber informasi, antara lain: laporan tahunan, laporan khusus unit pelayanan informasi, pengamatan pemanfaatan sistem informasi, peraturan perundang-undangan terkait.

 

L.  Sistem Jaminan Mutu

1.      Pengelolaan mutu secara internal pada tingkat program studi (misalnya kajian kurikulum, monitoring dan mekanisme balikan bagi mahasiswa, dosen dan penguji eksternal).

2.      Hubungan dengan penjaminan mutu pada tingkat lembaga.

3.      Dampak proses penjaminan mutu terhadap pengalaman dan mutu hasil belajar mahasiswa.

4.      Metodologi baku mutu (benchmarking).

5.      Pengembangan dan penilaian pranata kelembagaan.

6.      Evaluasi internal yang berkelanjutan.

7.      Pemanfaatan hasil evaluasi internal dan eksternal/akreditasi dalam perbaikan dan pengembangan program.

8.      Kerjasama dan kemitraan instansi terkait dalam pengendalian mutu.

Sumber informasi, antara lain: hasil evaluasi internal, hasil akreditasi, pedoman pelaksanaan penjaminan mutu internal, peraturan perundang-undangan terkait.

 

M.  Lulusan

1.      Hasil pembelajaran:

a.        Kompetensi yang dicapai dibandingkan dengan yang diharapkan.

b.        Kesesuaian kompetensi yang dicapai dengan tuntutan dan kebutuhan pemanfaat lulusan.

c.        Data tentang kemajuan, keberhasilan, dan kurun waktu penyelesaian studi mahasiswa (termasuk IPK dan yudisium lulusan).

d.        Kepuasan lulusan.

2.      Kepuasan pemanfaat lulusan dan keberlanjutan penyerapan lulusan.

Sumber informasi, antara lain: laporan wisusda tahunan/tengah tahunan, transkrip hasil belajar para lulusan, direktori lulusan program studi, hasil studi pelacakan, peraturan perundang-undangan yang terkait.

 

N.     Penelitian, Publikasi, Skripsi/Tesis/Disertasi, Pengabdian kepada Masyarakat, dan Hasil Lainnya

 

1.      Kualitas, produktivitas, relevansi sasaran, dan efisiensi pemanfaatan  dana penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.

2.      Agenda, keberlanjutan, diseminasi hasil penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.

3.      Kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat bersama dosen dan mahasiswa.

4.      Banyak dan kualitas kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat yang dilakukan oleh mahasiswa.

5.      Hubungan antara pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.

6.      Banyak dan kualitas kegiatan penelitian dan publikasi dosen.

7.      Hubungan kerjasama dan kemitraan penelitian dengan lembaga dalam dan luar negeri.

8.      Kualitas dan kurun waktu penyelesaian tesis (termasuk proses penulisan tesis dan pembimbingannya).

9.      Publikasi hasil penelitian, karya inovatif, dan rangkuman tesis.

10. Produk program studi berupa model-model, hak paten, hasil pengembangan prosedur kerja, produk fisik sebagai hasil penelitian.

Sumber informasi, antara lain: rancangan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, Renstra, daftar tugas pembimbingan mahasiswa, catatan mengenai penyelesaian tesis, daftar tesis, peraturan perundang-undangan terkait.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

IV. PROSEDUR EVALUASI-DIRI

 

Evaluasi-diri dilakukan melalui prosedur yang ditata dalam tahap-tahap berikut: persiapan dan perencanaan, penataan organisasi, pelaksanaan, penggunaan pakar sejawat, dan tindak lanjut. Setiap tahap itu dirinci sebagai  berikut.

 

A.      Persiapan dan perencanaan:

1.        Pembentukan tim inti.

2.        Motivasi staf.

3.        Penentuan fokus dan sasaran sesuai dengan agenda dan masalah yang dihadapi lembaga.

4.        Penentuan luas dan kedalaman evaluasi.

5.        Penataan sumber-sumber data dan informasi yang digunakan.

6.        Pembagian tugas tim inti.

7.        Penentuan jadwal kegiatan.

8.        Penentuan pihak-pihak yang akan dilibatkan.

 

B.      Penataan organisasi kerja:

1.        Penentuan tugas dan peran setiap pihak yang terlibat.

2.        Pemilihan dan pelatihan tenaga pelaksana.

3.        Pembentukan tim kerja:

a.        Susunan tim;

b.        Deskripsi tugas dan cara kerja.

4.        Penentuan mekanisme koordinasi dan komunikasi.

 

 

 

C.      Pelaksanaan evaluasi-diri:

1.        Pemetaan sasaran evaluasi.

2.        Penelaahan masukan, lingkungan, program, proses dan keluaran.

3.        Pengkajian baku mutu eksternal (BAN-PT, organisasi profesi, dsb.).

4.        Pengumpulan fakta dan opini.

5.        Pembahasan hasil evaluasi-diri dengan berbagai pihak terkait.

6.        Penyusunan dan penyebarluasan laporan kepada pihak terkait.

7.        Pemanfaatan hasil evaluasi-diri untuk perbaikan dan peningkatan mutu, perencanaan dan pengembangan program, persiapan evaluasi ekternal (akreditasi), dan penjaminan mutu internal.

 

 

D.     Pemanfaatan pakar sejawat

1.       Jika perlu, program studi/lembaga perguruan tinggi dapat memanfaatkan pakar sejawat sebagai penasehat/pengkaji dari luar untuk penilaian, tetapi bukan untuk menyusun laporan.

2.       Nama pakar sejawat dicantumkan dalam laporan evaluasi-diri.

3.       Pemanfaatan kunjungan tim dari luar untuk mendorong perubahan.

4.       Pemanfaatan kerjasama dengan badan-badan eksternal.

 

 

E.       Tindak lanjut:

1.       Pemanfaatan hasil evaluasi-diri sebagai rujukan perencanaan.

2.       Perbanyak evaluasi kelembagaan (institutional evaluation).

 

 

 

V.  LAPORAN HASIL EVALUASI-DIRI

 

A.      Makna Laporan Hasil Evaluasi-diri

 

Laporan hasil evaluasi-diri adalah deskripsi, analisis, dan refleksi mengenai keadaan, kinerja, dan perangkat pendidikan suatu perguruan tinggi/program studi, sebagai hasil kajian dan asesmen yang mendalam dan bersifat internal. Laporan itu  disusun secara komprehensif, lengkap, sistematis, dan mudah difahami, sehingga siapa pun yang membaca, mengkaji dan memanfaatkan laporan itu dapat memahami seperti apa yang dimaksudkan oleh penyusunnya. Laporan itu digunakan, terutama oleh perguruan tinggi dan program studi yang bersangkutan untuk berbagai maksud seperti dikemukakan pada awal naskah ini, antara lain untuk memutakhirkan data dasar perguruan tinggi dan program studi dalam bentuk profil yang komprehensif, perencanaan dan perbaikan program studi secara sinambung, penjaminan mutu internal perguruan tinggi dan program studinya, dan untuk mempersiapkan evaluasi eksternal atau akreditasi.

 

Memperhatikan penggunaan laporan evaluasi-diri seperti itu, maka isi laporan hasil evaluasi-diri mungkin lebih luas dan lebih lengkap dibandingkan dengan informasi yang dikemas dalam borang dan atau portfolio akreditasi. Untuk kelengkapan rujukan bagi borang atau portfolio yang disampaikan kepada BAN-PT, maka laporan hasil evaluasi-diri itu disiapkan oleh program studi pada saat visitasi atau kunjungan pakar sejawat di program studi, yang digunakan sebagai bahan rujukan utama dalam mengkaji keadaan, kinerja dan perangkat pendidikan program studi yang bersangkutan.

 

Laporan evaluasi-diri diawali oleh suatu rangkuman eksekutif, yang merupakan singkatan isi laporan lengkap evaluasi-diri, dan dimaksudkan untuk memberikan gambaran menyeluruh, jelas dan singkat, sehingga pembaca laporan dapat menangkap apa yang dilaporkan, tanpa membaca keseluruhan laporan lengkap. Rangkuman eksekutif dilampirkan pada waktu program studi mengajukan permintaan untuk diakreditasi kepada BAN-PT.

 

B.      Format Laporan Hasil Evaluasi-diri

Sebenarnya, tidak ada format baku mengenai laporan hasil evaluasi-diri itu. Namun demikian, sepanjang berkaitan dengan BAN-PT, maka dianjurkan bahwa laporan hasil evaluasi-diri itu disusun dengan format dan sistematika yang mencakup materi sebagai berikut.

 

JUDUL LAPORAN

I.     Kata pengantar.

II.    Rangkuman eksekutif.

III.   Susunan tim evaluasi-diri beserta deskripsi tugasnya.

IV.   Daftar isi.

V.    Deskripsi SWOT setiap komponen evaluasi diri, yaitu:

1. Jatidiri, visi, misi, sasaran dan tujuan.

B.     Kemahasiswaan.

C.    Dosen dan Tenaga Pendukung.

D.    Kurikulum.

E.     Sarana dan prasarana.

F.     Pendanaan.

G.    Tata pamong (governance).

H.     Pengelolaan program.

I.         Proses pembelajaran.

J.      Suasana akademik.

K.     Sistem informasi.

L.      Sistem jaminan mutu.

M.    Lulusan.

N.     Penelitian, publikasi, skripsi/tesis/disertasi, pengabdian kepada masyarakat, dan hasil lainnya.

VII.      Analisis SWOT program studi secara keseluruhan, merujuk kepada deskripsi SWOT setiap komponen.

VII.  Referensi : Sumber-sumber utama yang digunakan dalam proses

                                  dan pelaporan evaluasi-diri

VIII.  Lampiran : Format-format yang berisi rangkuman data pendukung.

                          Kopi dokumen yang perlu dicantumkan dalam laporan.

                          Dokumen lain yang dirasa perlu dilampirkan.

 

B.      Perwajahan Laporan

 

Perwajahan atau layout laporan, seperti halnya dengan format laporan, tidak ada yang baku. Yang penting dalam hal ini bahwa perwajahan itu konsisten merujuk pada sistem yang digunakan, dan ditulis secara jelas bagi pembaca. Namun demikian, sepanjang berkaitan dengan BAN-PT, maka perwajahan laporan itu mengikuti ketentuan sebagai berikut.

 

1.        Ukuran kertas: A-4.

2.        Spasi: 1,5.

3.        Ukuran huruf (font): 12.

4.        Sistematis.

5.        Perwajahan dan tata tulis konsisten.

6.        Menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar.

 

Catatan:

·        Uraian mengenai masing-masing komponen dalam laporan, sedapat mungkin mencakup:

o       Keadaan sekarang.

o       Data pendukung.

o       Deskripsi kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman.

·        Dalam menyajikan data dan informasi hasil evaluasi-diri dapat digunakan format-format yang telah disediakan dalam Borang Akreditasi atau Pedoman Penyusunan Portfolio yang telah disediakan oleh BAN-PT.

·        Data dan informasi yang dihasilkan dalam evaluasi-diri disiapkan pula oleh program studi sebagai bukti-bukti yang disajikan pada saat visitasi  BAN-PT ke tempat kedudukan program studi dalam rangka verifikasi, validasi, dan pelengkapan data dan informasi yang telah disajikan dalam borang dan atau portfolio yang telah disampaikan kepada BAN-PT.

 

·        Deskripsi kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman adalah pernyataan singkat dan jelas mengenai keadaan yang sebenarnya berkenaan dengan  setiap komoponen evaluasi-diri program studi.

 

 

·        Analisis kekuatan, kelemahan,  peluang dan ancaman (SWOT analysis) adalah penelaahan SWOT seperti yang telah dideskripsikan pada setiap komponen, untuk merumuskan strategi pemecahan masalah, berbaikan atau pengembangan program studi selanjutnya.

 

 

Analisis tersebut dibagankan pada Gambar 3.

· 

 

 

 

Gambar 3. Analisis Kekuatan, Kelemahan, Peluang dan

Ancaman (SWOT Analysis)