PEDOMAN PENYUSUNAN PORTFOLIO INSTITUSI

 

 

I. Latar Belakang

 

Paradigma baru pengelolaan pendidikan tinggi seiring dengan lahirnya PP 61 tahun 1999 tentang otonomi perguruan tinggi (PT), telah melahirkan berbagai pergeseran sistem manajemen internal PT. PP 61 tahun 1999 lahir dari keinginan untuk meningkatkan pelaksanaan sistem desentralisasi PT, khususnya bagi PTN.  Pengambilan berbagai kebijakan pendidikan tinggi yang pada saat ini relatif terpusat di Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (Dikti) secara bertahap akan diberikan kepada masing-masing PT, baik bagi PTN maupun PTS. Bagi PTS yang pengelolaannya selama ini telah bersifat otonom, paradigma baru ini akan lebih meningkatkan otonomi tersebut. Hal tersebut akan memberikan keleluasaan yang lebih tinggi bagi pimpinan PT untuk mengatur pemanfaatan sumberdaya yang dimilikinya sesuai dengan visi dan misi PT yang bersangkutan.  Konsekwensi ini melahirkan perlunya sistem untuk mensinerjikan segala sumberdaya yang ada, sehingga akan meningkatkan derajat penyatuan sumberdaya (atau semacam sentralisasi) pada tingkat internal PT untuk mengoptimalisasi pemanfaatannya.

 

II. Persyaratan Batas Ambang dan Standar Kinerja Normatif Kunci

 

Berdasarkan hal tersebut, rancangan Borang didasarkan pada tingkat sumber informasi yang diperlukan untuk mengisi Borang. Artinya, rancangan Borang harus membedakan akreditasi tingkat program studi (PS) dan akreditasi tingkat institusi (universitas/sekolah tinggi/institut/dll.). Akreditasi tingkat PS merupakan evaluasi kualitas proses pembelajaran ditinjau dari aspek masukan, proses, dan keluaran (seperti tercermin dalam kisi-kisi Borang PS). Sedangkan akreditasi tingkat institusi adalah evaluasi terhadap pemenuhan standar minimal kriteria kelayakan  (threshold) yang meliputi lima indikator kinerja kunci. Kelima indikator kinerja kunci tersebut meliputi pengelolaan/manajemen:

(1)    penyelenggaraan (governance) program pendidikan tinggi seperti sistem dan mekanisme kerja;

(2)    infrastruktur (physical infrastructure) seperti  tanah, gedung, peralatan, dan fasilitas lainnya;

(3)    finansial (financial) seperti struktur pemasukan, pengeluaran, dan penggunaan dana;

(4)    aset sumberdaya manusia (human resource) seperti sistem rekruitmen mahasiswa, rekruitmen dan pengembangan staf pengajar serta staf pendukung lainnya; dan

(5)    informasi (information) seperti on-line internal connectivity melalui sistem manajemen informasi yang baik

 

Di samping persyaratan ambang berdasarkan indikator kinerja kunci di atas, akreditasi tingkat institusi juga perlu memperhatikan kriteria normatif (benchmark) yang dijabarkan dari kriteria nyata tersebut. Benchmarking terutama harus menunjukkan dimensi:

 

 

 

(1)   kelayakan (appropriateness);

(2)   kecukupan (adequacy);

(3)   relevansi/kesesuaian (relevancy);

(4)   suasana akademik (academic atmosphere);

(5)   efisiensi (efficiency);

(6)   keberlanjutan (sustainability);

(7)   selektivitas (selectivity);

(8)   produktivitas (productivity); dan

(9)   efektivitas (effectiveness).

 

Kesembilan dimensi tersebut menunjukkan kualitas komprehensif dari suatu penyelenggaraan program untuk menghasilkan keluaran yang berkualitas tinggi, sesuai dengan bidang ilmu masing-masing. Secara diagramatis, hubungan kesembilan dimensi tersebut mewujudkan prinsip RAISE (Relevance, Academic Atmosphere, Institutional Commitment, Sustainability, and Efficiency), adalah sebagai berikut:

 

§         Kelayakan (appropriateness) merupakan tingkat ketepatan unsur masukan, proses, keluaran, maupun tujuan program ditinjau dari ukuran ideal secara normatif.

§         Kecukupan (adequacy) menunjukkan tingkat ketercapaian persyaratan ambang yang diperlukan untuk penyelenggaraan suatu program.

§         Relevansi/kesesuaian (relevancy) merupakan tingkat keterkaitan tujuan maupun hasil/keluaran program pendidikan dengan kebutuhan masyarakat di lingkungannya maupun secara global.

§         Suasana akademik (academic atmosphere) merujuk pada iklim yang mendukung interaksi antara dosen dan mahasiswa, antara sesama mahasiswa, maupun antara sesama dosen untuk mengoptimalkan proses pembelajaran.

§         Efisiensi (efficiency) merujuk pada tingkat pemanfaatan masukan (sumberdaya) yang digunakan untuk proses pembelajaran.

§         Keberlanjutan (sustainability) menggambarkan keberlangsungan penyelenggaraan program yang mencakup ketersediaan masukan, aktivitas pembelajaran, maupun pencapaian hasil yang optimal.

§         Selektivitas (selectivity) menunjukkan bagaimana penyelenggara program memilih unsur masukan, aktivitas proses pembelajaran, maupun penentuan prioritas hasil/keluaran berdasarkan pertimbangan kemampuan/kapasitas yang dimiliki.

§         Produktivitas (productivity) menunjukkan tingkat keberhasilan proses pembelajaran yang dilakukan dalam memanfaatkan masukan.

§         Efektivitas (effectiveness) adalah tingkat ketercapaian tujuan program yang telah ditetapkan yang diukur dari hasil/keluaran program.

 

III. Portfolio

 

Penilaian yang bersifat kualitatif sangat berbeda hakikatnya dari penilaian yang bersifat kuantitatif, karena bertolak dari asumsi yang berbeda. Asumsi penilaian kualitatif adalah bahwa spektrum penampilan profesional merupakan proses yang bersifat jamak dan divergen (tidak tunggal). Hubungan antar berbagai komponen dilandasi oleh kerangka acuan yang bersifat holistik yang inter-relasinya ditandai oleh konteks yang bermakna, jadi tidak fragmentaris, dan juga tidak merupakan korelasi statistik dari berbagai variabel independen ataupun yang diturunkan dari hukum positivistis. Penilaian kualitatif seperti ini diantaranya dapat dilakukan melalui Portfolio.

 

Portfolio adalah dokumen yang menggambarkan proses perkembangan dan rencana pencapaian visi di masa yang akan datang. Dalam hal akreditasi, Portfolio digunakan sebagai instrumen penilaian yang bersifat terbuka (open-ended) dan multipurpose. Portfolio harus disusun berdasarkan evaluasi diri melalui suatu analisis kekuatan, kelemahan, peluang, dan tantangan (SWOT analysis) serta mencakup informasi komprehensif tentang indikator kinerja kunci yang dinilai (dalam hal ini adalah penyelenggaraan, aset fisik, aset finansial, aset sumberdaya manusia, dan aset informasi).

 

IV. Langkah-langkah Penyusunan Portfolio Akreditasi Tingkat Institusi

 

Informasi untuk akreditasi tingkat institusi pada prinsipnya harus meliputi aspek masukan, proses, dan keluaran. Informasi aspek input mencakup data mengenai indikator kunci strategi penyelenggaraan, aset infrastruktur, aset finansial, aset sumberdaya manusia, dan aset informasi. Sedangkan informasi mengenai proses berfokus pada rancangan kebijakan institusi tentang hal-hal yang akan dijadikan landasan dalam pengelolaan dan pelaksanaan proses belajar mengajar (PBM) pada tingkat PS. Informasi mengenai keluaran terutama untuk melihat hasil PT yang dikaitkan dengan pencapaian visi dan relevansinya dengan tuntutan stakeholders (pihak yang berkepentingan), serta kecenderungan perkembangan IPTEK, dan globalisasi. Stakeholders antara lain meliputi dosen, mahasiswa, alumni, masyarakat pengguna lulusan, masyarakat keilmuan, pemerintah, penyandang dana, dan masyarakat pada umumnya.

 

Uraian informasi dalam Portfolio harus menjawab isu yang berkaitan dengan pencapaian batas ambang (threshold) dan standar kinerja normatif (benchmark). Secara terinci, Portfolio tersebut harus menjawab pertanyaan-pertanyaan dalam Tabel 1. Untuk dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut, penyusunan Portfolio harus didahului oleh proses evaluasi diri melalui SWOT (strengths, weaknesses, opportunities, and threats) analysis yang dilakukan oleh suatu Tim yang terdiri dari perwakilan rektorat, fakultas, dan program studi. Uraian SWOT analysis harus mencakup aspek-aspek:

§         visi, misi, dan tujuan PS;

§         rancangan, substansi, implementasi, dan evaluasi kurikulum;

§         sistem instruksional: belajar, mengajar, dan evaluasi hasil belajar;

§         evaluasi kemajuan dan pencapaian hasil belajar;

§         bimbingan dan konseling untuk mahasiswa;

§         sumberdaya pendukung Tridharma PT;

§         suasana akademis;

§         penelitian, publikasi, pengabdian kepada masyarakat; serta

§         pengelolaan penyelenggaraan institusi, serta pemenuhan dan peningkatan kualitas.

 

Di samping itu, harus diperhatikan bahwa uraian mengenai aspek-aspek dalam Tabel 1 dalam Portfolio harus memperhatikan hal-hal berikut:

§         Deskripsi harus menunjukkan analisis yang komprehensif, cermat, dan sesuai dengan keadaan yang sebenarnya, dan bukan merupakan deskripsi yang bersifat parsial dan terpisah-pisah.

§         Deskripsi hasil analisis tersebut harus memperhatikan konteks keseluruhan perkembangan pada masa yang lalu, saat ini, dan yang akan datang sesuai dengan visi dan misi institusi yang telah dirumuskan.

§         Pada akhir deskripsi setiap aspek yang ditanyakan, berikan analisis evaluasi diri mengenai kontribusi aspek yang bersangkutan terhadap status pencapaian visi, tuntutan stakeholders, kecenderungan globalisasi, dan perkembangan IPTEK.

§         Deskripsi seluruh aspek yang dibuat dalam Portfolio tidak melebihi 3000 kata.

 

Dengan demikian, bahan penilaian akreditasi tingkat institusi adalah:

1.      intisari hasil SWOT analysis; dan

2.      Portfolio.

 

 

V. Tim Penyusun Portfolio

 

Portfolio disusun oleh suatu Tim Kerja yang secara khusus ditugaskan untuk melakukan SWOT Analysis dan merumuskan Portfolio berdasarkan rambu-rambu pada Tabel 1. Tim Kerja dibentuk dan diberi SK oleh Rektor/Pimpinan PT, serta melibatkan unsur rektorat dan fakultas/jurusan/PS. Dengan demikian, Portfolio akan merupakan dokumen yang dikembangkan dan dihayati oleh seluruh unsur terkait. Hal ini sangat penting karena substansi dokumen Portfolio akan menunjukkan keterkaitan pengelolaan tingkat institusi dengan tingkat PS, serta akan turut menentukan peringkat akreditasi PS.

 

 

VI. Penutup

 

Deskripsi yang tertuang dalam Portfolio seharusnya merupakan informasi yang sudah tersosialisasi kepada seluruh civitas academica. Oleh karena itu hal tersebut merupakan landasan bagi pengelola program studi untuk menyusun visi, misi, dan tujuan programnya, serta untuk mengembangkan program kerjanya. Oleh karena itu, informasi dalam Portfolio institusi ini akan dijadikan referensi dalam penilaian program studi yang terkait.

Tabel 1. Rambu-rambu Penyusunan Portfolio

 

·         termasuk struktur organisasi, mekanisme kerja, mekanisme koordinasi antara rektorat dan fakultas/jurusan/program studi, mekanisme pengambilan keputusan, kepemimpinan, mekanisme penentuan kebijakan, dan mekanisme monitoring serta evaluasi dari seluruh kegiatan penyelenggaraan pendidikan tinggi.